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업무를 더 똑똑하게! 현대로템 임직원들이 만드는 워크스마트

'일머리’라는 단어가 있습니다. 업무를 할 때 효율적으로, 스마트하게 처리한다는 말인데요. 이러한 일머리는 이제 단순히 ‘일하는 방식’을 넘어 ‘업무 환경을 개선’하는 방향으로 진화하고 있습니다. 이와 동시에 직원들의 의식까지 바뀌면서 이른바 진정한 ‘워크스마트’가 실현되고 있죠.

현대로템을 비롯한 현대자동차그룹에서는 현재 다양한 제도를 통해 워크스마트 활동을 추진하고 있습니다. 대표적으로 현대카드는 2014년 워크스마트 일환으로 불필요한 디자인과 형식 공수를 줄이는 ‘제로PPT’ 캠페인을 실시했는데요. 이 덕분에 회의 시간이 짧아지고 보고서나 자료를 작성하는데도 시간이 절약되는 것은 물론, 인쇄용지와 잉크 소모도 줄어들어 생산성이 대폭 향상되었다고 합니다. 또한 현대트랜시스에서는 비효율적으로 길게 늘어지는 회의를 막기 위해 스탠딩 회의와 스마트 보고용 모니터를 도입하여 짧은 회의는 29분, 긴 회의는 59분 이내에 끝내는 효과적인 회의 시스템을 구축할 수 있었습니다.

현대로템 역시 2019년부터 본격적으로 시작된 워크스마트 활동을 지속적으로 추진하고 있는데요. 이러한 워크스마트 활동이 실제로 우리의 업무에 얼마나 적용되고 있는지를 알아보기 위해 올해 초 모니터링을 실시했습니다. 과연 워크스마트 활동 시행 후 현대로템 임직원들에게 어떠한 변화가 생겼는지 현대로템 블로그에서 함께 살펴볼까요?


스마트한 오피스 라이프를 위한 ‘워크스마트’

함께 일하는 동료들의 생각을 알아보고 반짝이는 아이디어를 얻을 수 있는 ‘회의’, 관리자가 업무 진행 상황을 체크하고 팀원들의 일정을 조율하는데 필수적인 ‘보고’, 동료 간에 친목을 다지고 업무 중 쌓인 일들을 털어낼 수 있는 ‘회식’에 이르기까지, 하나같이 모두 회사 생활에 꼭 필요한 요소일 텐데요. 하지만 과도하거나 잘못된 방향으로 진행될 경우에 오히려 효율적인 업무에 방해가 되기도 합니다. 현대로템에서는 이와 같은 문제를 직시하고 올해 워크스마트 실천사항을 회의와 보고, 회식 문화를 주요 개선 과제로 설정했습니다.

그 내용을 함께 살펴보실까요?


2020 현대로템 워크스마트 임직원 실천사항

1. 회의문화 개선

- 회의 없는 날 지정 및 준수(화/금)

- 회의 운영 원칙 준수: 일정 및 자료 사전 공유/1시간 이내 회의 종료
2. 보고문화 개선

- 전자보고 활성화/보고서 양식 자율화/간소화(1~3p 이내)

- 2단 인쇄/이면지 사용/컬러 인쇄 지양 등 비품 절약

- 업무 시간 외 업무 SNS 지양
3. 회식문화 개선

- 1가지 술/1차만/ 2시간 이내 ‘112 회식’ 준수

- 회식 가이드 준수


지난 1월 초, 전사 공지를 통해 현대로템의 워크스마트 실천사항이 임직원들에게 전달되었고 조직 내 다양한 변화 활동이 시도되었는데요. 아직 워크스마트 활동 기간이 오래되진 않았지만, 직원들의 목소리를 들어보고자 현대로템 교육문화팀에서 2월 초부터 약 2주간 랜덤 설문조사를 실시했습니다.


모두가 공감하는 변화, 조금씩 보완하며 함께 나아가요!

먼저 회의 문화 개선에 대해서는 78%가 넘는 임직원이 긍정적인 답변을 보였습니다. 특히 매주 화요일, 금요일 등 가장 업무가 많은 날을 회의 없는 날로 지정한 것에 대해 많은 직원이 ‘격한 공감’을 표했는데요. 회의 일정을 사전에 공유하고 미리 충분한 생각을 할 수 있도록 자료를 공유하는 것 또한 원활하게 실천되고 있었습니다. 회식 문화 또한 달라졌습니다. 불필요한 모임을 지양하고 짧은 시간이라도 서로 소통하는 분위기로 바뀐 것입니다. 달라진 회식 문화에 대해서도 80%에 가까운 직원들이 긍정적인 반응을 보였습니다.


▲현대로템 전자결재시스템 화면

메일을 통해 피드백을 주고받거나 전자시스템을 활용하여 결재를 받는 등 보고문화도 점차 활성화되고 있는 것을 알 수 있었습니다. 과거 보고문화의 전형으로 여겨진 딱딱한 결재판은 이제 모두 폐기가 되었다고 하는데요. 처음에는 어색하던 전자결재도 이제 60% 이상이 하루 내에 결재가 이루어질 정도로 개선되고 있습니다.


반짝 효과는 NO NO! 워크스마트는 쭉~ 지속됩니다

사람의 습관을 바꾸는 것은 쉬운 일이 아닙니다. 워크스마트 활동 역시 반짝 진행하고 끝내는 것이 아니라 지속해서 임직원들에게 해당 내용을 인지하도록 하는 것이 중요할 텐데요.


▲현대로템 워크스마트 캠페인 포스터 및 PC 팝업창

현대로템 교육문화팀에서는 워크스마트 활동 성과를 지속해서 모니터링할 계획입니다. 임직원 Q&A 및 포스터 게시, 팝업창 등 다양한 캠페인을 통해 꾸준히 직원들에게 워크스마트 활동을 인지시킬 예정인데요. 더불어 직원들의 의식 변화를 독려하고 관리하기 위해 리더와 직원들을 대상으로 보고문화나 보고체계 등을 주제로 한 워크스마트 특강도 앞두고 있습니다.

임직원들의 마인드가 변화되는 만큼 시스템 개선도 뒷받침되어야 할 텐데요. 2019년 추진했던 검색기반 협업체계를 재점검하고 보고와 결재문화를 개선하기 위해 현대자동차그룹 스마트 보고 시스템 도입, 전자결재문서 개인저장 시스템도 개발/적용할 예정입니다.

'고장난명(孤掌難鳴)’, 손바닥도 마주쳐야 소리가 나는 법입니다. 회사의 문화를 개선하는 일 역시 어느 한쪽이 노력해서 되는 일은 아닐 텐데요. 워크스마트 활동은 현대로템과 임직원 모두가 하나의 목표를 향해 소통하며 나아갈 때 더욱더 완벽해질 것입니다. 주 52시간 근무제가 본격화되고 워라밸이 중요해지는 지금, 현대로템은 일도 휴식도 스마트 해지는 ‘워크스마트 라이프’를 위해 앞으로도 계속 달려가겠습니다. 현대로템이 시작하는 변화 활동, 모두 지켜봐 주세요!