사무실 책상은 곧 나의 얼굴! 현대로템 클린 데스크 캠페인

모처럼 깨끗하게 정돈된 책상 앞에 앉아 기분 좋게 시작하는 하루! 그렇지만 말끔한 책상은 얼마 되지 않아 바쁜 일상만큼이나 어지러워집니다. 처음엔 서류 한두 장이었지만 소리없이 쌓인 종이들은 어느새 탑처럼 높이 쌓여 올라가고, 마시고 난 종이컵과 음료수병도 ‘자가증식’하듯 그 숫자가 늘어가죠. ‘치워야 되는데’ 생각만 하는 당신에게, 현대로템 블로그가 ‘클린 데스크’를 제안합니다.

현대로템 클린 데스크 캠페인으로 언제나 깨끗한 사무실!

어떤 사람들은 어지러운 책상이 창의력의 원천이라고 주장하며 온갖 서류와 책으로 가득 찬 정글 같은 앨 고어 전 미국 부통령의 사례를 들곤 합니다. 앨 고어 전 미국 부통령은 타임 지와의 인터뷰에서 자신의 서재 사진을 공개했습니다. 그의 서재는 그야말로 ‘혼란함’ 그 자체였지만, 그는 이 서재에서 자신의 영감과 창의력이 샘솟는다고 말한 바 있는데요.

물론, 나 혼자 쓰는 서재라면 좀 어지럽혀도 상관 없겠지만 사무실에서의 책상 관리는 조금 더 신경 쓸 필요가 있습니다. 여러 사람이 함께 쓰는 공간일뿐더러 외부 방문객이 찾는 공간이기 때문이죠. ‘일 다 끝나면 치우자’, ‘종이컵 한두 개인데 뭐 어때’라고 생각하기 쉽지만, 한 사람 두 사람의 ‘나 하나쯤이야’가 모이면 사무실은 금세 어지럽혀집니다.

▲현대로템 클린 데스크 캠페인 홍보 포스터

그래서 현대로템에서는 2017년부터 ‘클린 데스크’ 캠페인을 진행하고 있습니다. 전 임직원을 대상으로 매월 넷째 주 목요일 ‘클린 데이’를 운영, 개인 책상 주변 자료 정돈, 파티션 관리 등 사무실 환경을 깨끗하게 정비합니다. 클린 데이에는 주변 환경 정리뿐만 아니라 패스워드 관리 등 업무용 PC 관리도 함께 합니다.

▲현대로템 클린 데스크 베스트 팀에 뽑힌 부서에는 위와 같은 인증서와 상품이 수여된다

현대로템 클린 데스크 캠페인을 통해 선정된 월간 베스트 팀에는 베스트 팀 인증서와 커피 쿠폰이 주어지며, 1년 중 가장 많이 선정된 연간 베스트 팀은 30만 원 상당의 팀 회식비가 지원됩니다.

▲2017년 10월 클린 데스크 베스트 팀에 뽑힌 현대로템 플랜트사업관리팀의 모습

우리 팀 업무 환경도 깨끗하게 정비하고, 커피 쿠폰과 회식비도 획득할 수 있는 ‘일거양득’ 캠페인이 바로 클린 데스크 캠페인이죠.

사무 환경도 풍수 인테리어?! 말끔히 치운 책상에 ‘업무 성과’ 깃든다

어지러운 책상에서 창의력이 샘솟는다고 ‘믿고 싶은’ 사람들의 바람과 달리, 정돈된 사무환경에서 업무 능률이 올라간다는 연구 결과는 많습니다. 직장인들은 당장 눈에 띄지 않는 서류나 필기도구, 관련 책자를 찾기 위해 하루 40분 내외의 불필요한 시간 낭비를 한다는 연구 결과도 있는데요. 결국 찾지 못하는 서류 등을 다시 요청하여 재발급 받기까지의 노력과 시간 낭비를 생각하면 정리정돈을 게을리했을 때 업무 손실이 만만치 않음을 알 수 있습니다.

최근 ‘데스크테리어 (데스크+인테리어)’라는 신조어가 유행하는 가운데 사무실 내 책상을 깨끗이 정돈하고 내가 일하기 좋은 스타일로 꾸미는 것이 직장인들 사이에 긍정적 바람을 불러일으키고 있는데요. 사무 환경에도 ‘풍수 인테리어’가 있는 것이 아닐까 싶을 만큼, 말끔하게 치운 업무 환경에서 일이 잘 되고 업무 성과가 늘어나는 것을 느낄 수 있습니다.

버리기, 그리고 집어넣기! 사무실 정리정돈의 시작

그렇다면 업무적으로 ‘운수 대통’하기 위한 클린 데스크 노하우에는 어떤 것이 있을까요?

맨 먼저 해야 할 것은 ‘버리기’입니다. 문서 파일로 PC에 저장할 수 있는 서류는 파일로 보관하고, 출력 인쇄물은 사용 후 바로 파쇄합니다. 회의 중 출력 인쇄물에 메모를 적었다면, 해당 페이지를 사진 찍어서 파일로 남기고 인쇄물은 파쇄하여 버리도록 합시다. 업무와 관련된 책자는 가급적 분철하여 작은 부피로 만들거나, 중요 페이지를 스캔하여 파일로 만들어 보관합니다.

종이컵, 포장지, 상자 등 책상 위에 쌓이기 쉬운 재활용품들은 ‘버리는 시간’을 따로 만들어 버리는 것이 좋습니다. 책상 한 구석에 쌓아 둔 다음 ‘화장실 가는 김에 버려야지, 퇴근하러 나가면서 버려야지’ 생각하면 깜빡 잊는 경우가 많기 때문입니다. ‘오전 10시 55분부터 5분 동안, 오후 4시 10분부터 10분 동안’ 이런 식으로 ‘버리는 시간’을 정해서 알람을 맞춰 두고 그 시간에는 반드시 주변 정리를 합니다. 시간을 정해서 책상 정리도 하고, 재활용품과 쓰레기를 치우고, 일어선 김에 커피를 타 오고, 가볍게 몸을 풀기도 하는 등 리프레쉬까지 함께 할 수 있다면 기분 전환에 그만 아닐까요?

버릴 것을 치웠다면 다음으로는 ‘집어 넣기’입니다. 책상 정리를 위해서는 책꽂이, 캐비닛, 박스 등을 적극적으로 이용하세요. 종이 서류의 경우 책상 위에 하늘을 보고 누워 있는 것보다 책꽂이나 캐비닛에 차곡차곡 쌓으면 더 많은 양을 수납할 수 있고, 더 깨끗하고 정돈된 이미지를 줄 수 있습니다.

책꽂이나 캐비닛에 서류를 정리할 때는 ‘기타’ 칸을 꼭 정해 주세요. 많은 사람들이 책이나 서류를 쌓아 두는 이유로 ‘어디에 넣어야 할지 몰라서’라고 말합니다. 그런데 이처럼 어디에 넣을지 모르는 서류들이 책상을 어지럽히는 주된 원인이라는 사실! 업무 내용별, 시기별, 항목별로 구분하여 이름표를 붙인 책꽂이나 캐비닛에 관련 서류를 넣고, 어디에 넣어야 할지 모르는 서류들은 ‘기타’로 명명된 칸에 넣으면 책상 위를 깨끗하게 유지할 수 있습니다.

매일 하면 양치하는 것만큼 간단하지만 몰아서 하면 방학숙제만큼 힘든 것, 바로 사무실 정리정돈입니다. 종이컵 한 개, 서류 한 장 버리는 것은 부담 없지만, 산더미처럼 쌓인 채 말라 붙은 음료수 자국에 퀴퀴한 냄새를 풍기는 종이컵을 치워야 하는 일이나 언제부터 쌓였는지 기억도 안 나는 서류들을 수레로 여러 번 옮기며 파쇄해야 하는 건 생각만 해도 짜증스럽죠. 하루 5분, ‘버리는 시간’, ‘치우는 시간’을 통해 클린 데스크도 실천하고 내 몸과 마음에 작은 리프레쉬도 선사해 보세요. 말끔하게 정돈된 책상 위로 업무 성과가 자리잡고 운수 대통 좋은 기운이 들어오니, 스마트한 현대로템인이라면 지금 바로 클린 데스크, 클린 라이프로 고고씽!